Functies in de horeca verdelen en personeel gericht aannemen

Als horecaondernemer zoek je soms één medewerker die op meerdere plekken kan bijspringen. Toch kan onduidelijkheid over verantwoordelijkheden leiden tot gemiste bestellingen, dubbel werk of niemand die een probleem oppakt. De passende functies hangen af van je concept, openingstijden, drukte en aanbod. Breng daarom eerst in kaart welk werk elke dienst moet gebeuren. Daarna kun je bepalen welke rollen nodig zijn, welke taken daarbij horen en welke ervaring of begeleiding je vraagt.

Welke rollen zijn nodig om jouw horecazaak te laten draaien?

Begin niet met functietitels, maar met het werk dat tijdens een dienst moet gebeuren. In een restaurant zijn keuken en bediening vaak de twee zichtbare onderdelen. Daarnaast moeten bestellingen en voorraad worden bijgehouden, werkplekken worden schoongemaakt, reserveringen worden verwerkt en vragen of klachten worden opgepakt. In een café kan de bar een eigen rol vragen; in een hotel spelen receptie en ontbijtservice mee; bij catering zijn voorbereiding, vervoer en uitvoering op locatie belangrijk.

De cao gebruikt referentiefuncties om werkgevers te helpen hun eigen bedrijfsfuncties te beschrijven en in functiegroepen in te delen. Die functies zijn geen verplichte organisatiestructuur voor elk bedrijf: ze zijn een vergelijkingskader. Het actuele handboek is vernieuwd voor de horeca-cao 2025-2026, zoals Koninklijke Horeca Nederland uitlegt bij de horeca-cao. De cao-periode loopt van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2026. Gebruik de functietitels dus als startpunt, en vertaal ze naar het werkelijke aanbod en de schaal van jouw zaak.

Een kleine zaak heeft mogelijk geen aparte floormanager nodig als de ondernemer zelf de service coördineert. Een grotere zaak kan juist een leidinggevende per dienst gebruiken. Bij evenementen kan een vaste kern worden aangevuld met medewerkers voor opbouw, uitgifte of bediening. Het doel is niet zoveel mogelijk functies creëren, maar zorgen dat alle noodzakelijke taken een eigenaar hebben.

Wat doet iedere functie en waar ligt de verantwoordelijkheid?

In de keuken kunnen functies uiteenlopen van ondersteunend werk en voorbereiding tot zelfstandig gerechten bereiden, de werkvolgorde bewaken en collega’s aansturen. In de bediening kunnen taken bestaan uit gasten ontvangen, bestellingen opnemen, gerechten uitserveren en tafels gereedmaken. Een barfunctie vraagt daarnaast om het bereiden en uitgeven van dranken en het bijhouden van de bar. De precieze invulling verschilt per bedrijf: een medewerker kan meerdere taken combineren, zolang duidelijk is wat prioriteit heeft.

Een leidinggevende of bedrijfsleider bewaakt de dagelijkse voortgang. Denk aan het verdelen van werk, het oplossen van operationele problemen, overdracht tussen diensten en het aanspreekpunt zijn voor medewerkers. Maak concreet welke beslissingen iemand zelfstandig mag nemen. Mag diegene een tafel opnieuw laten bereiden, een bestelling aanpassen of vervanging regelen? Onduidelijkheid op dit punt vertraagt de service en maakt medewerkers onzeker.

Het handboek Referentiefuncties Horeca onderscheidt functies op basis van de functie-inhoud en beschrijft ook kenmerken die helpen om niveaus binnen een functie te vergelijken. De officiële publicatie in de Staatscourant benoemt daarbij onder meer functies als Barista II, Sommelier II en Kok partycatering II, naast de algemene systematiek voor bedrijfsfuncties. Je kunt de officiële bekendmaking met het functiehandboek gebruiken om je eigen beschrijving naast relevante referentiefuncties te leggen. De titel alleen bepaalt niet de indeling; kijk naar de feitelijke taken en verantwoordelijkheid.

Hoe kies je tussen een vaste rol en gecombineerde taken?

Een medewerker met een gecombineerde rol kan voor een klein team goed werken, bijvoorbeeld bediening en eenvoudige barwerkzaamheden tijdens rustige diensten. Maar combineren is niet automatisch efficiënt. Als iemand tegelijk een volle sectie bedient en verantwoordelijk is voor de bar, kan bij piekdrukte één van beide taken blijven liggen. Kijk daarom naar het moment waarop werk samenvalt, niet alleen naar het totale aantal taken.

Beoordeel per rol:

• Welke taken moeten elke dienst worden uitgevoerd en welke alleen op drukke momenten?
• Welke taken vragen om zelfstandige ervaring, vakkennis of een leidinggevende beslissing?
• Welke verantwoordelijkheden kunnen veilig gecombineerd worden zonder dat kwaliteit of tempo eronder lijdt?
• Wie neemt het werk over bij pauze, ziekte of een onverwachte piek?
• Welke werkzaamheden kunnen medewerkers leren en welke vereisen ervaring vanaf de eerste dienst?

Houd ook rekening met de leeftijd van kandidaten. Jongeren mogen niet zonder meer op iedere plek worden ingezet. Volgens de Rijksoverheid zijn 15-jarigen uitgesloten van werk in een ruimte waar alcohol wordt geschonken of kan worden geschonken; werkzaamheden in een keukenruimte kunnen onder voorwaarden wel mogelijk zijn. Dat maakt de precieze werkplek en taakverdeling relevant bij het opstellen van roosters en vacatures.

Voor 16- en 17-jarigen gelden eveneens aparte werktijdregels. De Rijksoverheid vermeldt dat zij gemiddeld maximaal 40 uur per week mogen werken, waarbij schooltijd als arbeidstijd meetelt. De maximumarbeidstijd is 9 uur per dienst, 45 uur per week en 160 uur in 4 weken; bovendien mogen zij niet ’s nachts werken, overwerken of oproepdiensten doen. Check de voorwaarden bij de Rijksoverheid over werktijden voor 16- en 17-jarigen voordat je de beschikbaarheid of inzet plant.

Hoe maak je een vacature concreet?

Schrijf eerst op welk resultaat je van de medewerker verwacht en welke taken daarbij horen. Een vacature voor een zelfstandig werkende kok vraagt om andere zelfstandigheid dan een vacature voor keukenhulp. Beschrijf bijvoorbeeld of de medewerker gerechten bereidt volgens bestaande werkwijzen, zelf de voorbereiding organiseert, voorraad signaleert of collega’s begeleidt. Benoem ook de diensten, werklocatie, samenwerking met andere functies en wie de leiding heeft.

Vraag alleen om opleiding of ervaring die voor het werk nodig is. Maak onderscheid tussen een vereiste en een pré. Een nieuwe medewerker kan vaak worden ingewerkt op de menukaart, kassawerkwijze of huisstijl, terwijl een rol met verantwoordelijkheid voor een complete dienst meer relevante ervaring kan vragen. Leg ook uit hoe begeleiding tijdens de eerste diensten is geregeld. Dat helpt kandidaten beoordelen of de functie bij hun ervaring past en voorkomt dat de vacature meer verantwoordelijkheid suggereert dan je daadwerkelijk overdraagt.

Stem tijdens het gesprek de verwachtingen af met concrete situaties: wat doet de kandidaat als meerdere tafels tegelijk aandacht vragen, een gerecht vertraagd is of een collega uitvalt? Bespreek vervolgens welke beslissingen de medewerker zelfstandig mag nemen en wanneer overleg nodig is. Noteer die afspraken in de functieomschrijving en bespreek ze opnieuw tijdens het inwerken.

Hoe houd je de taakverdeling en functie-indeling actueel?

Werk in een vaste volgorde. Breng eerst de terugkerende taken per dienst in kaart. Wijs vervolgens per taak een verantwoordelijke en vervanger aan. Beschrijf daarna de functies met hun resultaat, kerntaken, bevoegdheden en vereiste ervaring. Vergelijk de beschrijving met de passende referentiefunctie uit het horeca-handboek en controleer of de cao-afspraken van toepassing zijn. Bespreek de indeling en de verwachtingen met de medewerker en pas ze aan wanneer het werk structureel verandert.

Een handige controle is om een dienstrooster naast de taakverdeling te leggen. Is er tijdens elke opening iemand verantwoordelijk voor keuken, bediening en de operationele aansturing? Weet het team wie een gastvraag of klacht overneemt? Is vervanging geregeld tijdens pauzes? Als één medewerker op papier verantwoordelijk is voor taken die tegelijk plaatsvinden, is de rol mogelijk te breed of ontbreekt er ondersteuning.

Verandert je concept, openingstijd of aanbod, kijk dan opnieuw naar de functies. Een uitbreiding met terras, ontbijt, barista-service of partycatering kan andere kennis en coördinatie vragen. Bij het opzetten of aanpassen van je bedrijf helpt het om functies te bekijken als onderdeel van de hele bedrijfsvoering; neem daarom de personeelsverdeling mee wanneer je je horecabedrijf stap voor stap opzet en de keuzes uitwerkt in een plan voor de opening. Zo sluiten de dagelijkse verantwoordelijkheden aan op wat je gasten daadwerkelijk aangeboden krijgen.

In de rubriek Starten en runnen