Starten en runnen

Je hebt een horecaconcept, maar voordat je gasten kunt ontvangen moeten de locatie, financiering en regels op elkaar aansluiten. Welke stappen je precies zet, hangt onder meer af van wat je gaat verkopen, of gasten bij je eten en drinken en of je alcohol schenkt. Begin daarom niet met het tekenen van een huurcontract, maar met het toetsen van je plan en de plek.

Past je concept bij de locatie en je budget?

Maak eerst concreet wat je gaat aanbieden: bijvoorbeeld bediening, afhaal, bezorging, catering of verkoop vanuit een foodtruck. Die keuze beïnvloedt de locatie, inrichting, vergunningen en dagelijkse kosten. Breng ook je doelgroep, concurrenten, verwachte omzet en vaste lasten in kaart. Een ondernemingsplan en financieel plan helpen je beoordelen hoeveel startkapitaal nodig is en of je plannen haalbaar zijn.

Controleer vóór je een huur- of koopcontract tekent of horeca op de beoogde plek is toegestaan. Volgens de KVK-informatie over een horecabedrijf starten moet je onder meer nagaan of je plan past binnen het gemeentelijke omgevingsplan. Vraag de gemeente ook naar verbouwingsregels, openingstijden, terrasgebruik en eventuele lokale voorwaarden. De benodigde vergunningen en kosten verschillen per gemeente en per activiteit.

Werk je een uitgebreid stappenplan uit, leg daarin dan je concept, locatiekeuze, investeringen en voorbereidingen naast elkaar. Het startplan voor een horecabedrijf helpt je die onderdelen in een logische volgorde te zetten.

Welke vorm van horeca past bij je plannen?

Een restaurant waar gasten ter plekke eten en drinken heeft vaak andere verplichtingen dan een bezorgkeuken, cateraar of foodtruck. Ook alcohol schenken, een terras exploiteren of op een markt staan kan aanvullende toestemming vragen. Ga er niet van uit dat een vergunning van een vorige ondernemer automatisch voor jou geldt: bespreek de situatie en je concrete activiteiten met de gemeente.

Als je een bestaande zaak overneemt, onderzoek dan vóór de overdracht welke toestemmingen nodig zijn voor de nieuwe eigenaar en bedrijfsopzet. De gevolgen van een overname voor vergunningen staan apart bij vergunningen bij een horecaovername. Een zaak overnemen kan tijd besparen bij de inrichting, maar neemt de controle van regels, contracten en verplichtingen niet weg.

Regel je inschrijving en voedselveiligheid

Als je als ondernemer aan de inschrijvingscriteria voldoet, schrijf je je bedrijf in bij KVK. Je kunt je soms al inschrijven voordat de zaak opengaat, bijvoorbeeld wanneer je voor de voorbereiding een KVK-nummer nodig hebt. De KVK beschrijft de praktische aandachtspunten bij inschrijven voor een horecabedrijf. Een uittreksel kan vervolgens nodig zijn om bedrijfsgegevens aan andere partijen te tonen; controleer hoe je een uittreksel uit het Handelsregister aanvraagt.

Verkoop of verstrek je levensmiddelen, dan moet je levensmiddelenbedrijf in veel gevallen bij de NVWA geregistreerd zijn. De NVWA vermeldt dat registratie voor onder meer restaurants en cateraars via MijnNVWA loopt en dat je onderneming daarvoor bij KVK ingeschreven moet zijn. Controleer de voorwaarden op de pagina over registratie van levensmiddelenbedrijven.

Je moet ook werken met een voedselveiligheidsplan op basis van HACCP. HACCP staat voor Hazard Analysis and Critical Control Points: een aanpak om voedselveiligheidsrisico’s te herkennen en te beheersen. De NVWA legt uit dat je zelf een plan kunt opstellen of een goedgekeurde hygiënecode van een branchevereniging kunt gebruiken. De passende aanpak hangt af van je werkzaamheden en processen.

Welke vergunningen en opleidingen zijn relevant?

Maak met de gemeente een lijst van vergunningen die bij jouw zaak passen. Denk, afhankelijk van de locatie en bedrijfsvoering, aan een exploitatievergunning, toestemming voor alcoholverkoop, een terrasvergunning of toestemming voor verbouwing. Voor alcohol schenken kunnen eisen rond sociale hygiëne gelden. Een horecadiploma is op zichzelf niet hetzelfde als voldoen aan die wettelijke eisen.

Neem contact op met het gemeentelijke horecaloket voordat je investeringen vastlegt. Vraag welke stukken nodig zijn, hoe de aanvraag verloopt en of je activiteiten gevolgen hebben voor bestaande vergunningen. Een aanvraag kan tijd kosten; neem de verwachte doorlooptijd daarom mee in je planning en ga niet open voordat de benodigde toestemming geregeld is.

Bereid de opening en dagelijkse bedrijfsvoering voor

Werk je begroting uit met zowel startkosten als terugkerende lasten, zoals huur, energie, inkoop, personeel, verzekeringen en administratie. Spreek met eventuele mede-eigenaren af wie waarvoor verantwoordelijk is en leg belangrijke afspraken vast. Regel daarnaast leveranciers, kassasysteem, betaalmogelijkheden, personeelsplanning en procedures voor schoonmaak, opslag en temperatuurcontrole.

Heb je personeel of val je onder de werkingssfeer van een bedrijfstakpensioenfonds, controleer dan welke pensioenverplichtingen op jouw onderneming van toepassing zijn. De situatie kan afhangen van je activiteiten en personeelsbestand. Houd daarom de afspraken en administratieve verplichtingen rond het pensioenfonds voor de horeca bij je startplanning.

Loop vóór de opening je plan nog eens langs: klopt het gebruik van het pand met de gemeentelijke regels, zijn de vereiste vergunningen rond, is de NVWA-registratie geregeld als die nodig is en kun je aantonen hoe je voedselveilig werkt? Controleer ook of je contracten, begroting en personeelsafspraken aansluiten op de zaak die je daadwerkelijk gaat runnen.