Welk KVK-uittreksel heb je nodig voor je horecazaak?

Een uittreksel uit het Handelsregister laat zien welke bedrijfsgegevens bij KVK geregistreerd staan. Je kunt het nodig hebben bij bijvoorbeeld een subsidieaanvraag of bankzaken, maar voor een snelle controle van een zakenrelatie is een gewaarmerkt document niet altijd nodig. Het verschil zit vooral in de officiële status en de manier waarop je het ontvangt. Met de juiste keuze voorkom je dat je een document bestelt dat niet past bij de aanvraag.

Welke versie past bij je aanvraag?

Bepaal eerst waarvoor je het document nodig hebt. Voor een eerste controle van een bedrijf kun je online een niet-gewaarmerkt uittreksel bekijken. Dat is bedoeld om gegevens in te zien, niet als officieel bewijs. Een digitaal of papieren gewaarmerkt uittreksel is bedoeld voor situaties waarin je formeel bewijs van je onderneming moet aanleveren.

Volgens KVK zijn de gegevens in beide gewaarmerkte versies hetzelfde. Het verschil is de vorm: het digitale document komt per e-mail en heeft een digitaal zegel; het papieren document ontvang je per post en is voorzien van een papieren waarmerk. Een digitaal gewaarmerkt uittreksel moet je digitaal doorsturen om de officiële status te behouden.

Vraag bij twijfel de organisatie die het document opvraagt welke vorm en welke ouderdom zij accepteert. KVK geeft aan dat de geldigheid afhangt van de ontvangende organisatie; er is dus niet één termijn die voor iedere bank, verhuurder of instantie geldt.

Wat staat er op het uittreksel?

Afhankelijk van je rechtsvorm en het type uittreksel kunnen er onder meer bedrijfsnaam, adres, inschrijfdatum, bedrijfsactiviteiten en gegevens over bestuurders of eigenaren op staan. Ook kan informatie over tekenbevoegdheid vermeld zijn. Controleer of het document de gegevens bevat die de ontvanger nodig heeft, vooral als iemand namens je onderneming een overeenkomst ondertekent.

Een uittreksel is geen vergunning en vervangt geen vergunningaanvraag. Als je nog bezig bent met het opzetten van je zaak, kun je naast de registratie ook andere stappen nalopen bij het starten en runnen van een horecabedrijf.

Hoe vraag je het uittreksel aan?

1. Zoek de onderneming op. Gebruik de bedrijfsnaam of het KVK-nummer om de juiste inschrijving te vinden.
2. Kies het doel. Voor alleen inzage volstaat online bekijken; voor officieel bewijs kies je een gewaarmerkte versie.
3. Kies digitaal of papier. Stem de vorm af op de eisen van de ontvangende partij.
4. Rond de bestelling af. Volg de aanwijzingen van KVK bij het gekozen product. Voor online bestellen kan een toegangscode nodig zijn.

Wat controleer je na ontvangst?

Vergelijk de naam, het adres, de vestiging en de activiteiten op het uittreksel met je actuele bedrijfsgegevens. Controleer ook wie als bestuurder, eigenaar of tekenbevoegde staat vermeld, voor zover dat bij jouw rechtsvorm van toepassing is. KVK beschrijft dat een uittreksel de gegevens toont die op het moment van opvragen in het Handelsregister staan; wijzigingen na uitgifte kunnen het document dus verouderd maken.

Klopt je eigen registratie niet, controleer die dan via Mijn KVK en geef benodigde wijzigingen door. Overheidsorganisaties kunnen Handelsregistergegevens gebruiken bij aanvragen voor onder meer een vergunning of subsidie. Zorg daarom dat je registratie aansluit op de feitelijke situatie van je horecazaak.

In de rubriek Starten en runnen