Je horecazaak inschrijven bij KVK, van voorbereiding tot controle
Je hebt plannen voor een restaurant, foodtruck of cateringbedrijf en vraagt je af wanneer je een KVK-nummer nodig hebt. Zo bereid je de inschrijving voor en weet je welke zaken je daarna nog met de gemeente moet regelen.
Door Floor Poelier · · 3 min leestijd
Een KVK-inschrijving is een stap bij het starten van je horecabedrijf, maar niet hetzelfde als toestemming om op een bepaalde locatie gasten te ontvangen of alcohol te schenken. De rechtsvorm, je startdatum en wat je precies gaat doen bepalen hoe je de inschrijving voorbereidt. Begin daarom met je plannen en adres, en controleer daarna of de gegevens in het Handelsregister aansluiten bij je activiteiten.
Wanneer moet je je horecabedrijf bij KVK inschrijven?
Wie in Nederland een onderneming drijft, moet zich in veel gevallen inschrijven in het Handelsregister. KVK kijkt onder meer of je zelfstandig producten of diensten aanbiedt en daarmee geld wilt verdienen. Bij twijfel over je situatie kun je de ondernemerscriteria met KVK nalopen.
Voor een horecazaak hoef je niet per se te wachten tot de eerste openingsdag. Een KVK-nummer kan al nodig zijn tijdens de voorbereiding, bijvoorbeeld voor een vergunningaanvraag of het regelen van een bedrijfspand. De inschrijving staat wel los van de vraag of je op die plek daadwerkelijk horeca mag exploiteren. Neem daarom ook de andere stappen mee wanneer je je horecabedrijf voorbereidt.
Wat moet je kiezen en klaarleggen?
Bepaal eerst welke rechtsvorm bij je plannen past. Een eenmanszaak, vof en bv verschillen bijvoorbeeld in eigendom en aansprakelijkheid. De keuze bepaalt ook wie de inschrijving regelt: bij een bv doet de notaris de inschrijving. Als je met anderen begint, maak dan vooraf duidelijke afspraken over rollen, geld en beslissingen.
Zorg verder dat je de gegevens voor je bedrijf kunt invullen, waaronder de naam, het adres en een concrete omschrijving van je activiteiten. Denk bij horeca niet alleen aan de hoofdactiviteit. Vermeld bijvoorbeeld ook catering, maaltijdbezorging of verkoop vanuit een foodtruck als je die activiteiten gaat uitvoeren. KVK bespreekt je bedrijfsomschrijving en bepaalt op basis daarvan welke SBI-code, de branche-indeling van je activiteiten, past.
Hoe vraag je de inschrijving aan?
Voor veel starters begint het proces online: vul het inschrijfformulier in en maak vervolgens een afspraak bij KVK om de inschrijving af te ronden. Neem een geldig identiteitsbewijs mee en controleer in de afspraakbevestiging welke aanvullende documenten voor jouw situatie nodig zijn. De precieze werkwijze kan verschillen per rechtsvorm.
Je kunt je onderneming uiterlijk inschrijven binnen de termijn rond de start van je bedrijfsactiviteiten. Wie eerder inschrijft, kan de definitieve registratie met KVK-nummer op een later moment krijgen. Kijk daarom naar je echte startdatum en plan de afspraak op tijd; de uitleg van Business.gov.nl over inschrijven in het Handelsregister beschrijft de termijnen en de afspraakprocedure.
Een vroege inschrijving kan ook gevolgen hebben voor je administratie. KVK waarschuwt dat de Belastingdienst je vanaf inschrijving als ondernemer kan beschouwen, ook als je nog geen klanten hebt. Je kunt dan bijvoorbeeld aangifte moeten doen zonder omzet. Controleer dit vooraf als je je ruim voor de opening wilt inschrijven.
Welke informatie moet je na inschrijving controleren?
Loop na de inschrijving na of je naam, adres en activiteiten goed staan. Controleer in het bijzonder of de omschrijving ook je nevenactiviteiten dekt. Als je bijvoorbeeld naast restaurantbezoek ook catering aanbiedt, moet dat passen bij wat je hebt opgegeven. Vraag bij KVK na hoe je gegevens kunt laten aanpassen wanneer je plannen veranderen.
Een KVK-inschrijving is geen horecavergunning. Afhankelijk van je zaak en locatie kunnen onder meer een exploitatievergunning, alcoholvergunning of toestemming voor een terras nodig zijn. KVK adviseert horecaondernemers om de regels bij de gemeente te controleren; vergunningen kunnen per gemeente en activiteit verschillen. Regel die controles dus naast je registratie, en ga niet alleen op je KVK-nummer af.
Na afronding ontvang je je KVK-nummer. Wil je controleren welke geregistreerde bedrijfsgegevens zichtbaar zijn, dan kun je later ook een uittreksel uit het Handelsregister aanvragen. Dat document is iets anders dan het aanvragen van je eerste inschrijving.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn horecabedrijf bij KVK inschrijven voordat de zaak opengaat?
Ja. Je kunt je inschrijving voorbereiden voordat je horecazaak opent, bijvoorbeeld als je voor de voorbereiding al een KVK-nummer nodig hebt. Houd er rekening mee dat een vroege inschrijving gevolgen kan hebben voor je administratie en eventuele btw-aangifte. Controleer je situatie vooraf bij KVK en de Belastingdienst.
Heb ik een horecadiploma nodig om me bij KVK in te schrijven?
Een horecadiploma is volgens KVK niet verplicht om je bedrijf in te schrijven. Dat betekent niet dat er nooit opleidingseisen gelden: voor bepaalde activiteiten, zoals alcohol schenken, kunnen aparte wettelijke voorwaarden gelden. De KVK-inschrijving en eventuele vergunningen of kwalificaties zijn dus verschillende zaken.
Geeft een KVK-nummer automatisch recht om een horecazaak te openen?
Nee. Inschrijving in het Handelsregister registreert je onderneming, maar vervangt geen gemeentelijke toestemming. Welke vergunningen nodig zijn, hangt onder meer af van je activiteiten, locatie en aanbod. Bespreek je plannen met de gemeente voordat je ervan uitgaat dat je op een adres kunt openen of alcohol kunt schenken.
In de rubriek Starten en runnen